Frühjahrsputz am digitalen Arbeitsplatz: Heute fegen wir durch unsere Microsoft Chats
- sorinabecheru
- 16. Apr.
- 3 Min. Lesezeit
Impulse und Anregungen, um eure Chats mal zu entrümpeln. Wir stellen euch zwei Varianten vor:
Mal kurz durchwischen aka Katzenwäsche
Tiefenreinigung, macht Marie Kondo stolz auf euch
😼Variante No. 1 I Ma´ kurz durchfegen aka Katzenwäsche
Ihr habt nicht so viel Zeit, oder seit eher Typ Genie überschaut das Chaos? Dann lautet unser Vorschlag wie folgt:
Getrennte Chat-Ansicht einstellen (über Einstellungen)
Lediglich mit dem Abschnitt "Favoriten" arbeiten. Natürlich darfst du auch mit mehr Abschnitten arbeiten, dann wird es zeitlich etwas aufwändiger.
Maximal die neusten 20 Chats einzeln durchgehen.
Die 3 Punkte sind euer Weg zum Glück: Wichtige Chats in den Abschnitt "Favoriten" verschieben.
Falls ihr die neue Chat-Ansicht noch nicht habt arbeitet ihr mit "Anheften".
Begegnen euch Besprechungs-Chats stumm schalten oder verlassen.
Begegnen euch Gruppen-Chats ohne Benamung, dann gibt diesen einen Namen und ein Bild, damit ihr sie visuell gut unterscheiden könnt.
Chat-Abschnitt zuklappen und Favoriten-Abschnitt geöffnet lassen.
So könnte dann die aufgeräumte Chat-Ansicht aussehen
🧽Variante No. 2 I Tiefenreinigung, so dass Marie Kondo stolz auf euch ist (das braucht Zeit!)
Ihr möchtet mal endlich den gaaaanzen Dachboden so richtig zum Glänzen bringen und fast schon wie ein Bibliothekar alles genau kategorisieren? Dann lautet unser Vorschlag wie folgt:
Getrennte Chat-Ansicht einstellen (über Einstellungen)
Ihr geht alle Chats durch. Ja, wirklich ALLE 🙈
Ich bevorzuge die Eat the frog-Variante hier. Bedeutet der schlimmste Haufen zum Sortieren zu erst. Das sind, so meine Vermutung, die Besprechungs-Chats, davon haben sich wahrscheinlich die meisten angesammelt. Und habt ihr die gemeistert, ist es euch danach ein Leichtes.
Wenn ihr lieber anders herum vorgeht und euch zum Endgegner vorarbeiten wollt, dann filtert erst nach Chats.
Für Besprechungs-Chats gilt: Seid tapfer und mistet richtig derbe aus. Auch hier die 3 Punkte sind euer Weg zum Glück. Wenn immer möglich den Besprechungs-Chats entweder verlassen oder ausblenden. Nur wichtige Besprechungs-Chats behalten und vielleicht schon mal in eine thematische Kategorie verorten.
Ich habe gute Erfahrungen gemacht Kategorien während des Sortiervorgangs anzulegen und ggf danach nochmal zu konsolidieren. Wenn ihr zuerst versucht alle richtigen Kategorien für die Abschnitte zu finden, kommt ihr nicht ins tun, meine Vermutung. Also loslegen - learning by doing ist hier die Devise.
Für 1:1 Chats gilt: Chats auf Aktualität prüfen. Habt ihr noch Chats mit Personen, die nicht mehr in eurem Unternehmen sind, oder mit denen ihr nicht mehr Zusammenarbeitet und auch via Chat keinen Kontakt mehr habt. Die 3 Punkte und "Chatverlauf entfernen". 1.1-Chats die bleiben in eine vorhandene oder neue Kategorie sortieren.
Für Gruppenchats gilt: Verlassen, wenn sie keine Relevanz mehr haben. Prüfen, ob Inhalte noch in einen Kanal gesichert werden sollten, dann Informationen dorthin übertragen. Ist der Gruppenchat aktiv und relevant, dann prüft, ob dieser einen passenden Namen hat und gebt diesem auch ein Bild, dann könnt ihr besser optisch zwischen den Chats trennen. Gruppen-Chats die bleiben in eine vorhandene oder neue Kategorie sortieren.
Zwischendurch mal Aufstehen, Durchatmen, Bewegen 😉
Eure Kategorien dekorieren. Wenn ihr wissen möchtet, wie ich die Emojis in die Abschnitte bekommen habe -> Kommentar auf LinkedIn und ich verrate es euch.
