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Frühlingsputz im OneDrive: Finde eine Ablagestruktur, die gut zu dir passt

Von „Ich sehe vor lauter Ordner die Ordner nicht mehr“ 🫣 bis „Marie‑Kondo‑klar“ 🤓


Wie du deine persönliche Ablage in OneDrive gestaltest, ist am Ende ganz einfach: deine Entscheidung. Alles ist erlaubt - vom Genie, das das Chaos souverän überblickt, bis zur Monk-isch durchorganisierten Dateiablage. Nur du allein musst gut damit klar kommen.


Was aber, wenn sich dein „Datei‑Dachboden“ gerade eher nach Kartons stapeln als nach Klarheit anfühlt? Wir haben dir ein paar Tipps vorbereitet, mit denen du entrümpelst, neu sortierst und eine gute Struktur findest, die im Alltag für dich funktioniert.




Weniger ist mehr: Probiers mal mit der Millerschen Zahl


Wenn du eins aus diesem Artikel mitnimmst: Bitte keine Ordner-Rabbit-Holes bauen. Zehn Unterordner tief klicken kostet Zeit, Nerven und Fokus und im Zweifel landet die Datei dann doch wieder irgendwo anders, mal eben „kurz abgelegt“.


Probiere es doch mal mit 5–7 Hauptordner (maximal 7–9)? Das hängt mit der sogenannten Millerschen Zahl zusammen („The Magical Number Seven, Plus or Minus Two“). Dahinter steckt die Beobachtung, dass unser Kurzzeitgedächtnis im Schnitt nur eine begrenzte Anzahl an Informationseinheiten („Chunks“) gleichzeitig gut überblicken kann. Heißt: wenige, klare Oberordner sind leichter zu navigieren als eine riesige Ordnerlandschaft.


Stell dir vor dein Kurzzeitgedächtnis hat nach dem 9ten Ordner schon vergessen, was die ersten acht Ordner waren, du hast aber deine Datei immer noch nicht richtig ablegen können...Merkse selber ne (würde jetzt meine Ruhrpott-Schnauze hämisch formulieren).


👉 Wenn du schon beim Öffnen deines OneDrives das Gefühl hast „Wo soll ich anfangen?“ Dann sind es sehr wahrscheinlich zu viele Ordner.


Visuelle Orientierung statt Overload: Zahlen & Farben nutzen


Dein digitaler Arbeitsplatz meint es häufig gut mit dir und kommt mit ein paar Systemordnern, die automatisch entstehen (z. B. für Besprechungsaufzeichnungen, Whiteboards, Chat‑Dateien usw.). Diese Systemordner sind wie die Köpfe der Hydra (Kurzfassung: griechische Mythologie, Herkules, schlangenähnliches Wesen, schlägt man einen Kopf ab, wachsen zwei nach) – Du kannst sie zwar löschen – sie tauchen später aber wieder auf. Damit du trotzdem Herr:in über deine Ordnung bleibst:


1) Nutze Zahlen vor Ordnernamen

So sortierst du deine wichtigsten Ordner automatisch nach oben. Und die Systemordner bleiben hinter der Zahlenordnung zurück.


2) Nutze Farben bewusst

So unterscheidest du deine eigenen Ordner auf einen Blick von Systemordnern. Wähle eine Signalfarbe für deine persönlichen Ordner. UND Gib Systemordnern ein dezentes optisch zurückhaltendes „Mausgrau“.


Die PARA-Methode von Tiago Forte: Ablage nach Nutzen statt nach Themen strukturieren


PARA ist eine einfache, sehr alltagstaugliche Methode, um Informationen nicht nach „Themen“, sondern nach Nutzung zu sortieren.


1) PARA steht für:

  • P – Projekte (Projects): Zeitlich begrenzte Vorhaben mit klarem Ziel und Ende

  • A – Bereiche (Areas): Dauerhafte Verantwortungsbereiche ohne Enddatum

  • R – Ressourcen/Wissen (Resources): Themen, die dich interessieren oder die du wiederverwendest

  • A – Archiv (Archives): Alles, was aktuell nicht aktiv ist (abgeschlossen, pausiert, veraltet)


2) So startest du mit PARA in OneDrive (minimalistisch)

Du brauchst nur 4 Ordner:

  1. Projekte

  2. Bereiche

  3. Wissen (Ressourcen)

  4. Archiv


3) Die entscheidende Frage für jede Datei: „Wann und wofür brauche ich das jetzt?“

  • Aktuell, um ein Ziel mit Deadline zu erreichen → Projekte

  • Dauerhaft, für wiederkehrende Verantwortungen → Bereiche

  • Dauerhaft, um Wissen nachzuschlagen / wiederzuverwenden → Wissen

  • Nicht aktiv, aber aufbewahrenswert → Archiv


👉 Projekte treiben deine Arbeit. Bereiche halten sie am Laufen. Ressourcen nähren sie. Archiv entlastet sie.


Die KonMari-Methode: Digitale Klarheit nach Marie Kondo


KonMari folgt im Kern dem Prinzip Sichtbarkeit erzeugt Klarheit. In der Regel sorgt diese Methode viel im Haushalt und in Kleiderschränken für Ordnungen. Bei physischen Dingen ist die Leitfrage: „Does this spark Joy?“ Die digitale Dateiablage ist vielleicht etwas weniger emotional besetzt, als der Kleiderschrank und demnach ist die Frage, welche Datei „Freude“ entfacht vielleicht nicht ganz die richtige 😉 Wie wärs denn stattdessen, damit:

👉 Behalte, was klaren (Mehr)Wert hat. Die Leitfragen könnten sein: Nutze ich es? Kann ich es wiederverwenden? Brauche ich es als Nachweis?

1) KonMari‑Ordnerstart für OneDrive (pragmatisch)

  • 10_Nutze ich (alles, was gerade aktiv in Verwendung ist)

  • 20_Wissen (Informationen, die du später wiederverwenden kannst)

  • 90_Archiv (Nachweise, Historie)

  • 99_Zum_Löschen (Parkplatz für Dokumente, die nach X Tagen gelöscht werden, falls mich sich nicht sofort radikal trennen möchte)


2) 60-Minuten Frühlingsputz

  1. „Alles auf einen Haufen“ (digital): Bringe Dateien, die gerade „überall“ liegen, auf die oberste Ebene (oder in einen Sammelordner wie „00_Sortieren“). Ziel: Sichtbarkeit. Keine Entscheidung, nur Sammlung.

  2. Entscheiden (Behalten / Archivieren / Löschen)

    1. Behalten: aktiv nützlich oder wiederverwendbar

    2. Archivieren: historisch wertvoll, aber nicht aktiv

    3. Löschen: veraltet, doppelt, ohne Nutzen mehr

  3. „A home for every item“: Jede Datei bekommt einen eindeutigen Platz. Keine Kopien als Ablage‑„Trick“. Wenn du unterteilen musst: Teile „Nutze ich“, „Wissen“ und „Archiv“ in wenige, sinnvolle Unterordner.

  4. Pflege‑Regel (KonMari „maintain“): 1× im Monat ein kleiner Aufräum‑Check. 15 Minuten reichen oft, wenn du dranbleibst und neue Dateien gleich im richtigen Ordner erstellst oder direkt in den richtigen Ordner verräumst.


Nicht jede Methode passt zu jeder Person


Menschen haben unterschiedliche Bedürfnisse nach Ordnung, deshalb: Sei nicht päpstlicher als der Papst. 😉

  • Du willst aus PARA und KonMari Elemente kombinieren? Mach das.

  • Du findest die Methode super, aber die Ordnernamen sollen anders heißen? Sehr gut, mach das.

  • Du willst klein starten und später verfeinern? Genau so, Schritt für Schritt, nicht gleich alles auf einem Mal.



Warum nicht anders? Warum nicht mutiger?

Warum nicht jetzt? 💜


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