Wenn es um die optimale Nutzung der Microsoft 365 Plattform geht, dann solltet ihr MOCA kennen und zwar wie das 1x1! Denn für eine gelungene Einrichtung eures digitalen Arbeitsplatzes mit Microsoft 365 ist die Orientierung an der Modern Collaboration Architecture (kurz MOCA) Gold wert.
Wenn MOCA kein Kaffee ist, was dann?
Im Microsoft 365 Universum steht die Abkürzung MOCA für Modern Collaboration Architecture. Im Deutschen nutzen wir die folgende Übersetzung: Moderne Kollaborations-Architektur. MOCA ist eine Initiative von Microsoft, die darauf abzielt, Orientierung im Microsoft 365 Werkzeug-Universum zu geben.
MOCA hilft dabei, das richtige Werkzeug für den jeweiligen Anwendungsfall und Aufgabe zu finden und zu nutzen.
Ein schnelles Beispiel, bevor wir tiefer ins MOCA einsteigen. Wann nutze ich OneDrive und wann SharePoint als Speicherort für meine Dateien? Mit einem Blick auf das MOCA-Poster, lässt sich entdecken, dass OneDrive lediglich auf der Ebene Individuum und nicht mehr auf der Ebene Team und Organisation auftaucht. Sprich: Immer dann, wenn es um die persönliche Ablage von Dokumente geht, dann ist OneDrive eine gute Wahl. Immer dann, wenn es um Co-Kreation und Kollaboration in Team- und Projektszenarien geht, dann wird die Datei am besten gleich im Teams-Kanal unter Dateien erstellt und abgespeichert. Damit landet diese dann in einer gemeinsamen Team-SharePoint-Webseite und die Existenz der Datei hängt nicht an einer einzelnen Person, wie im OneDrive. Geht es um eine unternehmensübergreifende Ablage von Dateien, dann braucht es eine SharePoint Ablage der Sorte Kommunikations-Webseite. Doch bevor wir in die unendlichen Weiten der Dateiablage und des Dokumentenmanagement eintauchen - denn das ist eine andere Geschichte und soll ein anderes Mal erzählt werden - zurück zu MOCA.
Neben der Einschätzung von Microsoft welches Werkzeug für welchen Einsatz gut zu gebrauchen ist, hat MOCA noch weitere Ebenen und Ziele. Die Kernziele sind: Die Verbesserung der Zusammenarbeit, Kommunikation und Informationsverwaltung innerhalb einer Organisation.
Um die Verbesserung der Zusammenarbeit, Kommunikation und Informationsverwaltung innerhalb einer Organisation zu erreichen, sieht MOCA vor, zum einen die Architektur der modernen Zusammenarbeit zu definieren, um zum anderen eine bessere Zusammenarbeits-Kultur zu befördern.
Das bedeutet MOCA hat im Kern zwei Dinge im Visier: 1. Wozu sind die Microsoft-Werkzeuge am Besten einzusetzen und 2. Welche kulturellen Rahmenbedingungen braucht es dafür, um effektiv und effizient Zusammenzuarbeiten.
Warum ist das so, fragt ihr euch jetzt vielleicht: Was haben Kultur und Werkzeug denn miteinander gemeinsam? Nigelnagelneue digitale Werkzeuge bringen weder Effektivität noch Effizienz, wenn wir nicht lernen vernetzt, das bedeutet kollaborativ und in Co-Kreation miteinander zu arbeiten.
Manchmal wirkt es so theoretisch über das MOCA zu sprechen, deshalb holen wir zur Verdeutlichung unser Beispiel vom Beginn des Artikels mit der Dateiablage noch einmal hervor. Stellt euch vor, ihr bekommt die Aufgabe, eine Überblicks-Präsentation für ein anstehendes Projekt zu erstellen. Aus unserer Erfahrung heraus, beginnen die Meisten damit eine neue Datei in PowerPoint zu öffnen, speichern die Präsentation vielleicht schon im OneDrive - Worst Case Szenario - auf dem Desktop. Bearbeiten diese Präsentation bis sie aus der Sicht des Produzenten perfekt oder vorzeigbar ist und dann wird die Präsentation a) best case in einem Teams-Kanal gepostet oder b) worst case an einen Email-Verteiler geschickt. Das ist äußerst ineffizient sowohl von der Werkzeugnutzung als auch der menschlichen Seite her.
Was wäre hier die bessere Variante gewesen? Ihr erstellt die Präsentation direkt im richtigen Team-Kanal unter Dateien, fordert eure Kolleg:innen in einem Beitrag im Kanal auf bis zu einer gewissen Deadline ihren Input in die Präsentation einzupflegen. Danach konsolidiert ihr den Input zu einer stringenten Story. Ist das erledigt, dann fordert ihr im selben Beitrag, der nun die Kommunikation rund um die Präsentation beinhaltet, Feedback an, um die Präsentation abzuschließen. Während dieser Zeit haben alle Zugriff auf alle Entwicklungsstadien der Präsentation. Aus unseren Erfahrungen heraus, wissen wir, dass es vielen Menschen unangenehm ist, unfertige Inhalte mit anderen zu teilen und zu besprechen, da es häufig zu Bewertungen während des Zusammenarbeitens kommt. Hier braucht es psychologische Sicherheit und ein vereinbartes Umgehen mit Dokumenten in der Co-Kreativen Zusammenarbeit. Aus der kulturellen Perspektive dürfen wir verlernen Präsentation auf unserem Desktop gespeichert vorzubereiten und sie erst dann zu teilen. Gemeinsame Inhalte werden an gemeinsamen Orten erstellt, bearbeitet, gespeichert und archiviert.
Ihr seht schon, die Beispiele machen diesen Artikel ganz schön lang - nichtsdestotrotz helfen sie uns Theorie und Praxis besser zu verstehen. Zurück zu MOCA.
Ein zentraler Aspekt von MOCA ist das Management der Aufmerksamkeit der Mitarbeiter:innen, um Überlastung zu vermeiden und die Effizienz zu erhöhen.
Eine wesentliche Triebkraft in der Organisation von Arbeit und Zusammenarbeit im Microsoft-Universum ist Aufmerksamkeitsmanagement. Euch kommt vielleicht die Aussage bekannt vor: Ich kriege so viele Nachrichten und Benachrichtigungen, Outlook, Teams und vielleicht noch weitere interne Anwendungen - ich weiß schon gar nicht mehr, was ich als erstes bearbeiten soll.
Wird der digitale Arbeitsplatz mit Microsoft 365 gut mit Hilfe von MOCA auf Unternehmensebene eingerichtet und werden die Mitarbeiter:innen auf diesem Weg auch befähigt, dann sollte jede*r Mitarbeiter:in in der Lage sein aus der linken Navigationsleiste von Microsoft Teams, ihren Arbeitsalltag zu organisieren. Und ja derzeit muss Outlook noch als eine weitere App mit geöffnet werden (Aber vielleicht wird es auch da irgendwann eine noch engere Integration geben - Evergreen und so) 😉
Zusammenfassung
MOCA heißt Modern Collaboration Architecture.
MOCA betrachtet nicht nur die Architektur der Zusammenarbeit: Welches Werkzeug für welchen Anwendungsfall,
MOCA betrachtet auch die Kultur der Zusammenarbeit: Psychologische Sicherheit, positive Devianz, Vertrauen und Verbindlichkeit.
MOCA stellt die Person in den Mittelpunkt #peoplefirst.
MOCA betrachtet (in der Lite-Version) die 3 Ebenen: Individuum, Team und Organisation.
MOCA gibt es in unterschiedlichen Komplexitätsgraden: Lite, Standard und erweitert.
Wenn ihr euch im Microsoft 365 Universum bewegt und eine gute Zusammenarbeit am digitalen Arbeitsplatz befördern wollt, dann darf MOCA kein Fremdwort für euch sein.
Dieser Artikel ist der Beginn einer Serie zur Aufklärung rund um die moderne Kollaborationsarchitektur mit Microsoft 365. Beim nächsten Mal schauen wir uns die 3 Ebenen: Individuum, Team und Organisation näher an. Stay Tuned!
Wollt ihr mit uns MOCA machen?
Wir bieten MOCA Workshops, Trainings mit und ohne MOCA-Assessment sowie Sprechstunden rund um das Thema MOCA an. Mit einem Klick auf den Knopf könnt ihr uns eine E-Mail schreiben und mit uns ins Gespräch kommen.
Quellen & Credits
Bilder: Power Point Deck von Microsoft I Modern Collaboration Architecture (MOCA) I Exploring the Future of Work I Lite version 3.0 I Nov 2023 I © Copyright Microsoft Corporation. All rights reserved